En días pasados y gracias a la invitación del Gobierno de Veracruz, tuve la oportunidad de dirigirme a los servidores públicos veracruzanos y hablar de un tema tan importante como lo es la adecuada gestión documental y la conservación de los archivos, un tema que quiero retomar en mi columna de hoy.
Para acceder a la información que obra en poder de las organizaciones, es indispensable contar con una adecuada gestión documental que permita preservar de manera correcta los documentos que se generan en el ejercicio del servicio público, sea cual sea la naturaleza de estos; por otra parte, es en estos documentos donde se encuentran los datos personales que las organizaciones deben proteger, por lo que su tratamiento responsable y organizado es fundamental.
Los servidores públicos debemos documentar el ejercicio de nuestras atribuciones establecidas en leyes y reglamentos; al documentarlas, dejamos evidencia de nuestro trabajo y de todas las acciones que llevamos a cabo en cumplimiento de nuestro deber cívico, de esta forma, generamos los expedientes que más tarde darán testimonio de la forma en que hemos servido a nuestra sociedad; Esto es el “¿qué?”, pero la clave está en el “¿cómo?”, ¿Cómo las instituciones podemos entonces tener archivos adecuados? Por supuesto que hay un aspecto muy importante que tiene que ver con infraestructura: tener instalaciones óptimas, contar con insumos suficientes y medidas técnicas adecuadas; pero esto no lo es todo, se necesita invertir en la capacitación de todos los servidores públicos que trabajan con los archivos.
Las instituciones debemos apostar por la profesionalización y formación integral de los servidores públicos, en un enfoque que abarque los tres saberes.
El “Saber”, como conjunto de conocimientos teóricos y prácticos que las personas adquieren antes y durante el desarrollo de sus actividades productivas. Es la parte cognitiva, encargada de los conocimientos que la persona adquiere en toda su formación.
El “Saber Hacer”, con el objetivo fundamental de perfeccionar las habilidades, destrezas y aptitudes de los profesionales. Es la parte de la aplicación, encargada de la práctica que la persona realiza una vez tenga lo cognitivo (Saber).
El “Saber Ser”, como contexto que encuadra una definición precisa de las capacidades emocionales de las personas en el desempeño de sus funciones productivas que debe aprender durante su formación.
Es la parte de las emociones, encargada del desarrollo humano que la persona adquiere durante su formación. Desde la Comisión de Capacitación, Educación y Cultura del Sistema Nacional de Transparencia, la cual tengo el privilegio de coordinar, hemos impulsado los temas de la capacitación y profesionalización de los servidores públicos y apostamos por una formación integral, con el objetivo de servir verdaderamente a la sociedad a la que nos debemos. Por mencionar algunos datos, desde la Comisión y gracias al trabajo conjunto de todo el Sistema Nacional de Transparencia, se han impartido más de 4,800 cursos presenciales alcanzando a más de 125 mil servidores públicos; adicionalmente, de forma virtual se ha capacitado a más de 25 mil personas y hoy tenemos 1,225 sujetos obligados integrados a las 12 redes locales de capacitación; todo este esfuerzo se realiza en el marco de los planes y programas nacionales que sientan las bases de las políticas públicas que habrán de realizarse.
Podemos entender entonces que es un derecho de la sociedad el conocer la historia de sus instituciones por medio de sus archivos y garantizar este derecho implica la obligación de las instituciones de capacitar y profesionalizar a los servidores públicos para que estos, a su vez, documenten correctamente su actuar e integren los expedientes que más tarde serán objeto de consulta.
